Как это работает

Группы — это способ объединить людей вокруг какой-либо темы. У ваших отделов наверняка уже есть группы в мессенджерах. Скорее всего вы знаете как создавать группы в компании и с их помощью решать возникшие задачи.

В этой статье поговорим о том, как эффективно работать с группами в Togezzer.

Типы групп и различия между ними

Команда. Каждый сотрудник вашей компании уже числится в каком-либо подразделении: продажи, маркетинг, бухгалтерия, производство и так далее. Вам просто нужно создать для них группы с типом «Команда» в пространстве Togezzer.

В команде состоят только её сотрудники. Есть чат, куда можно обратиться за помощью к экспертам или отправить им задачу. Все задачи команды есть на доске. Благодаря этому можно быстро понимать кто чем занят, отслеживать продуктивность всего департамента и вмешиваться, если что-то пошло не так.

Проект. Проект это временная активность. У проектов есть жизненный цикл: идея, планирование, реализация, окончание.

Проекты можно создавать только в веб-версии Togezzer.

Проект помогает объединять усилия нескольких подразделений. Руководитель проекта отвечает за его успех. Только он может распределять задачи по участникам.

Например, компания запускает интернет-магазин. В запуске участвуют представители всех подразделений, а руководит проектом менеджер. Проект закончится как только интернет-магазин откроется.

→ Подробнее про то, как работают проекты в Togezzer

Процесс. Процессы это повторяющиеся задачи: согласование платежей, отпуска, заявки на техподдержку. Процессы редко меняются и имеют предсказуемый результат.

Выстроенные процессы освобождают время руководителя и сотрудников.
Например, менеджеру нужно согласовать платежку. Процессы помогают ему не тратить на встречи с согласующими и объяснение им что к чему. В Togezzer менеджер создаёт карточку на доске «Платежи» и её получает финансист, отвечающий за процесс.

Дальше он проверяет всё ли в порядке, затем платежку отдают на подпись гендиректору, а после этого в оплату. Всё это время менеджер может видеть статус согласования.

Групповой чат. Чаты помогут если нужно что-то обсудить с участием сотрудников из нескольких отделов или всей компании. У чатов нет доски с задачами, их цель организовать дискуссию.

Например чат для автовладельцев, обсуждения книг, новостей индустрии или лайфхаков.

Советы по работе с группами

Назначайте задачи группе. Если вы не знаете кто из членов группы будет исполнителем, назначайте задачу всей группе:

1. Напишите что нужно сделать
2. В поле «Кому» укажите группу

Участники группы получат уведомление о задаче в общем чате. Дальше они самостоятельно договорятся о том, кто будет работать с задачей, либо администратор группы назначит ей исполнителя.

Используйте роли в группе. Если вы не знаете кто из членов группы будет исполнителем, назначайте задачу всей группе:

1. Напишите что нужно сделать
2. В поле «Кому» укажите группу

Участники группы получат уведомление о задаче в общем чате. Дальше они самостоятельно договорятся о том, кто будет работать с задачей, либо администратор группы назначит ей исполнителя.

Администратор — это тот кто создал группу. Он может редактировать описание группы, добавлять и удалять других пользователей.

Участник группы — исполнитель задач в группе. Он видит чат и все задачи, может создавать и редактировать задачи в группе. Видит других участников и может их приглашать.

Гости группы — это наблюдатели. Они могут только просматривать задачи и оставлять сообщения в чатах. У них нет возможности редактировать или перемещать задачи, а также приглашать других участников.

Такая структура позволяет вам адаптировать инструмент под бизнес-процессы компании.

Например:

• создать группу «Финансы» в которой гости смогут отправлять заявки на оплату, но не смогут менять статус заявки
• создать группу «Продажи» в которой продавцы будут вести статусы работы с клиентами, а все остальные смотреть как идёт работа